Zweck
Die Kautschuk Group arbeitet mit Lieferanten, Auftragnehmern und Logistikpartnern zusammen, deren Leistung sich auf Produktqualität, Lieferzuverlässigkeit, gesetzliche Konformität, die Sicherheit des Personals sowie Umweltauswirkungen auswirkt. Diese Richtlinie definiert, wie wir Nachhaltigkeitsrisiken bei Lieferanten überprüfen und wie Audit-Fundstellen behandelt werden.
Diese Richtlinie ergänzt unseren Verhaltenskodex, unsere Anti-Korruptionsrichtlinie, die Umweltseite, unsere Informationssicherheitsrichtlinie und die REACH-Verpflichtungen. Sie ist als praktisches Managementinstrument gedacht und nicht als starre Checkliste für alle Fälle.
Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt für Lieferanten und Dienstleister, die Kautschuk Group Operationen, Produkte oder Kundenverpflichtungen erheblich beeinflussen können. Dies umfasst gegebenenfalls:
- Lieferanten von Rohstoffen und Spezialchemikalien;
- Auftragnehmende Hersteller und Verarbeitungspartner;
- Verpackungslieferanten;
- Lager-, Transport- und Logistikdienstleister;
- Auftragnehmende Unternehmen für Abfallbewirtschaftung und Abwasser;
- Labor-, Beratungs-, IT- und andere Dienstleister mit Zugang zu sensiblen Daten oder Betriebsabläufen.
Risikobasierte Lieferantenklassifizierung
Der Umfang der Lieferantenprüfung hängt vom Risiko ab. Berücksichtigte Faktoren können sein: Produktkritikalität, chemisches Gefahrenprofil, regulatorische Relevanz, Länder- und Sektorrisiko, Volumen, Beschaffungsalternativen, vorherige Leistung, Umweltexposition, Zugang zu vertraulichen Informationen und Historie von Nichtkonformitäten.
Zum Zwecke der Aufnahme in den Lieferantenstamm, periodischer Überprüfungen und Auditplanungen können Lieferanten als gering-, mittel- oder hochriskant eingestuft werden. Höchstriskante Lieferanten können einem erweiterten Due-Diligence-Prozess unterworfen werden, zusätzliche Dokumentenanforderungen erhalten, Vor-Ort-Audits oder Remote-Audits durchlaufen sowie Korrekturmaßnahmenpläne und Nachverfolgungsprüfungen durchmachen.
Themen für Audits und Bewertungen
Lieferantenaudits und -bewertungen können folgende Themen abdecken, angepasst an Lieferantenart und Risikoprofil:
Qualität und Produktsorgfalt (Product Stewardship)
- Qualitätsmanagementsystem, Prozesssteuerungen, Rückverfolgbarkeit und Änderungsmanagement;
- Verfügbarkeit und Pflege von Sicherheitsdatenblättern (SDS), Technischen Datenblättern (TDS), Kennzeichnungen und regulatorischer Dokumentation;
- sicherer Umgang, Lagerung, Verpackung, Transportklassifizierung sowie Controls für die Produktfreigabe;
- Umgang mit Kundenreklamationen, Rückrufbereitschaft und Verfahren zur Korrekturmaßnahme.
Umwelt
- Umweltp Genehmigungen, ISO 14001 oder gleichwertige Managementpraktiken, soweit zutreffend;
- Energieverbrauch, Möglichkeiten für erneuerbare Energien und Emissionskontrolle;
- Wasserverbrauch, Abwasserbehandlung oder -entsorgung sowie Vermeidung von Boden- oder Wasserkontamination;
- Trennung von Abfällen, Recycling, Wiederverwendung von Verpackungen und konforme Entsorgung gefährlicher Abfälle;
- Unfallverhütung (Vermeidung von Austritten), Auffangmaßnahmen, Notfallplanung und Incident-Meldung;
- Biodiversität, Schutzgebiete oder lokale Gemeinschaftsbelange für relevante Standorte oder Projekte.
Menschenrechte, Arbeit und Sicherheit
- Verbot von Kinderarbeit, Zwangsarbeit, Menschenhandel und missbräuchlichen Praktiken bei der Arbeitnehmervermittlung mit Gebühren;
- Gesetzliche Arbeitszeiten, Löhne, Verträge und Anforderungen an den sozialen Dialog;
- Nichtdiskriminierung, Schutz vor Belästigung und Zugang zu vertraulichen Beschwerdekanaelen;
- Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, Schulungen, PSA (Persönliche Schutzausrüstung), Notfallvorsorge und Auftragnehmer-Sicherheit.
Wirtschaftsethik und Informationsschutz
- Korruptionsbekämpfung, Bestechungsverhütung, Betrugsbekämpfung und Kontrollen bei Interessenkonflikten;
- fairer Wettbewerb und Vermeidung von Absprachen oder unangemessenem Marktverhalten;
- Vertraulichkeit, Datenschutz, Cybersicherheit und kontrollierter Zugang zu Kunden- oder Geschäftsdaten;
- durchsichtige Dokumentation und Zusammenarbeit mit rechtmäßigen Compliance-Anforderungen.
Bewertungsmethoden
Je nach Risiko und praktischer Umsetzbarkeit können Lieferantenbewertungen Selbstbeurteilungsfragebogen, Dokumentenprüfungen, Zertifizierungsüberprüfungen, Remote-Interviews, Stichprobenkontrollen, Vor-Ort-Audits, Audit-Nachweise Dritter, kundespezifische Audits oder Leistungsüberprüfungen auf Basis von Qualität, Lieferung, Compliance und Incident-Historie umfassen.
Audits beschränken sich nicht auf die Sammlung von Zertifikaten. Zertifizierungen können hilfreiche Nachweise sein, aber die entscheidende Frage ist, ob der Lieferant wirksame Kontrollen für die mit dem gelieferten Produkt oder der erbrachten Dienstleistung verbundenen Risiken hat.
Korrekturmaßnahmen und Eskalation
Werden Nichtkonformitäten festgestellt, kann die Kautschuk Group einen Korrekturmaßnahmenplan mit verantwortlichen Personen, Zielterminen und Nachweisen über deren Fertigstellung anfordern. Die Nachverfolgung kann Dokumentenprüfungen, zusätzliche Stichproben, Wiederholungsaudits oder temporäre Qualifikationseinschränkungen umfassen.
Kritische Funde können eine sofortige Eskalation auslösen. Beispiele sind unsicherer Umgang mit Chemikalien, fehlende gesetzlich vorgeschriebene Produktdokumentation, schwere Umweltschutz-Nichtkonformitäten, Bestechung, Zwangsarbeit, Kinderarbeit, gefälschte Aufzeichnungen, schwere Datenschutzverletzungen oder die Weigerung, wesentliche Risiken anzugehen. Wenn ein Lieferant ein kritisches Problem nicht beheben kann oder will, kann die Kautschuk Group die Qualifikation aussetzen, Einkäufe einschränken oder das Verhältnis beenden, soweit vertraglich und rechtlich angemessen.
Kontinuierliche Verbesserung
Der Zweck von Lieferantenaudits ist nicht nur der Ausschluss; er umfasst auch die Verbesserung. Wir bevorzugen transparente Lieferanten, die Probleme frühzeitig erkennen, klar kommunizieren und diese zuverlässig beheben. Lieferantenleistung, Nachhaltigkeitsrisiko und Historie von Korrekturmaßnahmen können den Status als bevorzugter Lieferant, Beschaffungsentscheidungen und langfristige Partnerschaftsplanungen beeinflussen.
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